Como criar sua base de e-mails

Muita gente tem medo de começar a fazer email marketing simplesmente porque não tem uma base de e-mails, ou acha esse processo de criar uma base muito difícil ou demorado.

A sua base inicialmente pode ser apenas de endereços de e-mails. Mas se quiser começar com alguma vantagem – e isso quando não temos nada é mais fácil de fazer – tente coletar mais dados.

Mas veja, colete apenas o que faz sentido. Se você fizer um opt-in (formulário de cadastro) extenso demais, com muitos campos, o usuário não vai se cadastrar.

Nome e e-mail são um excelente ponto de partida.

Se para você faz sentido pedir a cidade ou estado de imediato então peça, assim como telefone ou outro dado importante.

Mas tenha em mente que talvez deixar apenas o principal como obrigatório (nome e e-mail) possa ser melhor neste momento.

Você sempre poderá fazer ações no futuro para enriquecer a sua base, solicitando mais dados dos seus usuários, ou mesmo cruzar dados com seu sistema por exemplo.

2.1 Como construir a base?

Na verdade, é relativamente simples começar a criar uma base.

E a base vai aumentar com nenhum esforço. Se você se esforçar um pouco ela vai aumentar mais. E se fizer um bom trabalho, ela vai crescer mais ainda.

Mas lembre-se, faça um bom trabalho desde o instante zero, mesmo que sua base tenha apenas 10 contatos e 8 sendo da sua família!

Já testei, estudei e implementei diversos métodos de criação de bases, e conheci outras dezenas de métodos (alguns muito legais e outros nem tanto) que alguns clientes praticavam para fazerem suas listas crescerem.

Vamos a alguns deles!

Boca à boca

Imagine que você vai abrir um restaurante. A inauguração precisa ser um sucesso, atrair um bom número de pessoas, então você precisa convidar as pessoas para a inauguração, certo?

Então o que você faz? Pessoalmente convida vizinhos, familiares, amigos não é mesmo?

Sua lista de e-mails pode começar da mesma forma, mande um e-mail pessoal para seus relacionamentos (pessoais ou comerciais) explicando, algo do tipo:

Fulano

Tudo bem? Estou iniciando um novo negócio (ou uma nova iniciativa em meu negócio) que consiste em implementar uma lista de interessados para envio de email marketing.

Gostaria muito de contar com você, se puder se cadastrar neste endereço: http://www…

Seria muito bom contar com você!

Veja que a lista diz respeito apenas a este, este e este assuntos, a periodicidade dos envios será inicialmente mensal, e você poderá se descadastrar automaticamente a qualquer tempo.

Então, posso contar com você?

Atenciosamente
Você

Pode parecer simplório – e é mesmo – mas você tem que começar certo? Dependendo do resultado sua lista pode começar bem de imediato.

Faça uma aposta em você mesmo, comece mandando 10 e-mails por dia para 10 pessoas diferentes, ao final do primeiro mês creio que sua lista estará criada e operacional.

No seu site / blog

Aqui são os locais mais óbvios, você precisa realmente colocar destaque para o formulário de opt-in em seu site ou blog, em locais tipo:

  • Topo do site;
  • Nos formulários de contato (um opt-in específico e claro);
  • Um pop-up;
  • Junto de artigos e posts, no final;
  • Na barra lateral;
  • Posts com “content upgrade”, isto é, para ler na íntegra forneça seu e-mail;
  • Nos canais de atendimento;
  • Pode fazer um vídeo pedindo o cadastro;
  • Se enviar SMS para seus clientes pode pedir para se cadastrarem no site;
  • Em landing pages específicas;
  • Pode criar um curso ou conteúdo exclusivo e mediante fornecimento de alguns dados liberar o acesso;

Mas veja, são sugestões, não precisa implementar todas!

Não seja chato, se seu cadastro for um pouco maior, talvez seja melhor colocar algo como um banner ou link para uma página específica de opt-in.

Eventos

Sua empresa participa de muitos eventos? Muitas feiras?

É um local legal para trocar cartões de visitas, mas depois pegar algumas centenas deles, pedir para alguém digitar, inserir forçadamente na sua lista, pode criar alguns problemas, o destinatário pode não lembrar que forneceu os dados para você, e ainda marcar seu envio como SPAM.

Logo, você não teria o opt-in a menos que pedisse.

Uma prática mais adequada é disponibilizar um computador ou mesmo tablet, já na página de cadastro do seu site, e pedir para o usuário se cadastrar durante o evento.

Ele já receberia a confirmação do opt-in por e-mail e seria muito mais seguro.

Você poderia inclusive fornecer um brinde a quem se cadastrar.

Conteúdos

Você pode facilmente criar conteúdos para a sua empresa e como comentado anteriormente, pedir alguns dados para disponibilizar o mesmo.

Normalmente conteúdos como:

  • e-books;
  • Goodies (pequenos agrados para download);
  • Infográficos;
  • Posts em sites de nicho, linkando para seu site;
  • Outros materiais para download;
  • Webinars, no seu site, no YouTube, no Facebook, e participação mediante cadastro;
  • Cursos online, imagine oferecer um conteúdo exclusivo por e-mail, como um curso, uma demonstração de produto?

Sua empresa

Outra oportunidade frequentemente ignorada são os pontos físicos da empresa.

Veja, você tem uma estrutura física, recebe clientes, crie mecanismos para pedir e coletar os e-mails de quem aparece lá pessoalmente.

Treine seus funcionários para tal, mostre dando o exemplo e lembre-se, inclua eles (seus funcionários) na sua lista, vai ajudar a disseminar conhecimentos internamente.

Utilize a assinatura dos seus e-mails corporativos para indicar o link de cadastro.

Engaje clientes, ex-clientes e fornecedores para passarem a receber seu email marketing.

Pense em enviar uma mensagem impressa, telefonar, colocar dentro dos produtos que entrega algum material gráfico pedindo um cadastro para seu email marketing. O resultado pode ser melhor que o esperado.

Materiais

Se você ainda faz materiais impressos, anúncios em mídia impressa, ou mesmo online, vá pensando em otimizar os mesmos para coleta de e-mails, pelo menos em parte deles.

Se o usuário não sabe que você tem uma newsletter, como vai se cadastrar?

Redes Sociais

E é claro, as redes sociais, cada dia menos interessantes, mas ainda com algum grau de importância.

Algumas redes que podem ser úteis a você, e em todas elas você pode fomentar a coleta de e-mails, são:

  • Facebook;
  • Twitter;
  • LinkedIn;
  • YouTube / Vimeo;
  • Instagram;
  • Pinterest;
  • SlideShare;

Eu particularmente não gosto de redes sociais no geral, mas aproveitar o seu perfil para colocar links de opt-in, e eventualmente até algum tipo de campanha paga pode surtir resultados dependendo do seu nicho de atuação.

2.2 Tipos de permissão de envio de e-mails

Você sempre deve optar por ter permissão de envios do tipo double opt-in. É a maneira mais adequada para manter uma lista de qualidade.

Mas eventualmente você poderá ter sua lista composta por e-mails:

Sem permissão

Nunca compre listas, nunca colete e-mails na web. Não importe sua lista de contatos do Outlook ou Gmail.

Neste caso aqui, sem permissão seriam e-mails de contato dos formulários do seu site, e-mails do sistema de vendas, ou outros relacionamentos da sua empresa, mas que não especificamente autorizados pelos destinatários.

Não recomendo que você faça isso de qualquer forma, se quiser fazer pode ser melhor enviar um e-mail de opt-in para a lista importada, explicando porque ele está recebendo e que deve fazer uma ação específica (clicar no botão por exemplo) para começar a receber seus e-mails, e só depois aproveitar isso.

Soft opt-in

Onde o usuário apenas se cadastro pelo formulário de cadastro. É uma maneira muito arriscada de coleta, e-mails maliciosos como spamtraps podem ser inseridos e contaminar sua lista, além de prejudicar a infraestrutura da sua ferramenta de envios.

Recomendo que você ajuste isso e utilize o double opt-in.

Double opt-in

Como disse antes, é a melhor maneira de verificar que o interessado é humano, clicou em um link específico no e-mail enviado após o cadastro para realmente dizer que tinha interesse em receber seus e-mails.

Ainda cria prova forense de que essa ação existiu de parte dele. É a maneira mais segura atualmente.

Spamtraps não costumam responder e-mails, eles só fazem é colocar você em blacklists, afinal, como pode um endereço de e-mail que não existe mais receber um e-mail que nunca pediu?

Sempre confirme

Tenha essa como uma boa prática na construção da sua lista. Sua ferramenta de envios fará isso para você facilmente.

2.3 Posso comprar ou emprestar uma base?

Isso não deveria nem ser discutido. Nunca, em hipótese alguma compre uma base, empreste de alguém ou empreste a sua base.

Uma lista comprada pode arruinar o seu negócio

Uma base comprada é ilegal, é velha, está cheia de e-mails inválidos, e-mails inventados com dicionários de nomes, spamtraps e principalmente quando forem realmente válidos, de pessoas não engajadas ou interessadas naquilo que você quer oferecer.

Isso vale para as bases emprestadas também. Ninguém da empresa X ouviu falar da sua empresa, então de que adianta emprestar uma base de desconhecidos?

Logo, um convite para ser marcado como SPAM ou coisa pior.

Sim um usuário tem diversos recursos para manchar a sua reputação como enviador.

Sua empresa de envios não vai gostar nada

Ao ser marcada como SPAM ou cair em uma blacklist de domínios ou IPs, o primeiro impacto vai ser na sua empresa de envios.

E normalmente eles fecham a sua conta e “despedem” você, afinal se você estiver enviando em uma infraestrutura compartilhada, vai prejudicar todos os demais clientes deles.

Então é uma prática que deve ser combatida. Faça certo, comece direito!

Você vai conhecer o que é SPAM e os tipos de bloqueios que existem

Não vou detalhar aqui, mas existem listas de bloqueio que inutilizam classes de IPs praticamente para sempre.

Essas classes escassas de IPs custam dinheiro às empresas de envios, que trabalham duro para manter a reputação conquistada com trabalho sério.

Respeite a infraestrutura deles como se ela fosse sua.

2.4 Como manter a base de e-mails?

Mesmo tendo pintado um cenário apocalíptico, manter a base é relativamente simples hoje em dia, principalmente porque as ferramentas de envios vão auxiliar você.

É importante que você tenha em mente que o e-mail é um ser vivo (eu disse ser vivo, não ser humano), ele nasce, cresce, envelhece e morre.

É um ciclo de vida. Quando ele morre pode desaparecer ou pode virar um infame spamtrap.

Veja que é normal uma base de e-mails envelhecer 25% ao ano, ou seja, perder 25% dos e-mails válidos a cada ano.

Como ela cresce, isso não é realmente um problema, mas fique monitorando.

Isso ocorre principalmente porque usuários trocam de e-mails, empresa fornecedoras de e-mail fecham as portas, domínios não são pagos ou mudam e consequentemente e-mails deixa de existir, ou ainda, o usuário se cadastra com e-mail corporativo para receber seu email marketing.

Sempre peça que ele o faça com o e-mail pessoal se isso for possível.

As empresas nem sempre permitem que seus usuários recebam email marketing, e ainda combatem ferozmente o recebimento de mensagens indesejadas (indesejadas pelas equipes de tecnologia, não pelo usuário).

Regularidade de envios

A base mantém a saúde se você fizer envios periódicos. Uma boa meta é um envio mensal pelo menos.

Se você deixar de enviar pode ser mais fácil ser bloqueado e perder um pouco da sua pontuação nos filtros de SPAM.

Além disso o usuário pode esquecer quem você é e o marcar como SPAM num próximo envio.

Relevância

Quanto mais relevantes forem seus envios, mais os usuários vão abrir, ler e interagir.

Isso é importante pois no Gmail e Hotmail se sua mensagem não é aberta, ela passa a receber uma pontuação negativa, que com o tempo pode tornar ela uma mensagem indesejada indo direto para a caixa de SPAM, para todos os destinatários destas ferramentas.

Existe uma “inteligência coletiva” no Hotmail, alguns usuários especialmente selecionados ao marcar um e-mail como SPAM, a ferramenta passa a fazer isso para todos os demais.

Segmentação

Quanto mais focado for seu envio, melhor serão os resultados.

Não envie mensagens sobre revestimentos cerâmicos para quem tem interesse em bicicletas.

Tente com o tempo melhorar a segmentação da sua audiência. Isso também tende a ser fácil a partir de recursos da ferramenta de envios.

Limpeza

Normalmente a ferramenta de envios já descarta envios para os e-mails marcados como inválidos.

Existem níveis de e-mails com erros, alguns temporários outros definitivos. Quando for um temporário a ferramenta tem seus recursos para continuar tentando os envios.

Os inválidos devem ser removidos da lista. Se tiver outros dados do usuário pode tentar contato para atualizar este e-mail por exemplo.

É importante analisar com o tempo aqueles usuários que não interagem mais com seus envios.

É prudente tentar reengajar os mesmos e a partir de um tempo, digamos 90 dias sem interação, remover eles dos seus envios, colocar em quarentena ou tentar reengajar.

Algumas ferramentas fazem isso automaticamente.

Aumente a base

O esforço para criar a base é quase o mesmo de manter um crescimento sustentado.

A ideia é que sempre entrem mais e-mails do que saiam, então não descanse do esforço de manter a base sempre em crescimento contínuo, usando as sugestões dadas anteriormente.

Não esqueça, a sua lista está diretamente relacionada a quem admira seu trabalho, sua marca, seu nicho de atuação.

São os adoradores, evangelizadores, sua tribo. Então faz todo o sentido começar por quem gosta de você!

A montagem da lista pode vir de diferentes origens como você viu. E além disso tudo que eu escrevi ainda existem diversas ferramentas diferentes para auxiliar neste processo.

São ferramentas gratuitas e pagas de todos os tipos e funcionalidades, desde controlar as janelas pop-up, posicionamento de opt-in, melhor momento de pedir o e-mail, até a criação de landing pages específicas para reter e coletar mais informações do usuário, posteriormente colocando ele na sua régua de relacionamento.

Lembre-se que com o tempo que vem a confiança.

O usuário vai conhecer você, vai começar a gostar, vai criar confiança, vai tentar algo mais sério, vai comprar de você e vai repetir o processo.

Dando tudo certo vai lhe indicar, e isso não tem preço.

Entregue sempre o que prometeu. Não engane o usuário citando no assunto algo que não estará contido na sua peça.

2.5 E então é só isso?

Não, o processo é contínuo e permanente. E o que interessa na sua lista? O maior número de cadastrados? Não mesmo!

Quem interessa de fato é alguém que tenha alguma sinergia com você, seu produto ou empresa, não é a quantidade que importa, é o resultado que a lista pode dar.

O que pouca gente se dá conta é que construir uma lista desde o momento zero é uma das coisas mais importantes.

Você pode economizar muito dinheiro trabalhando num conceito, num site, numa landing page, fazendo campanhas direcionadas em mídias online, visando construir uma base.

E a partir daí testar conceitos, fazer pesquisas e perguntar diretamente aos usuários, antes de lançar um serviço, de lançar um produto, antes de abrir uma loja. É fundamental utilizarmos estes recursos para validar nossa ideia. E serve para praticamente qualquer segmento de atuação.

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Gustavo Tagliassuchi
Eu sou Gustavo Tagliassuchi, minha formação é em tecnologia em informática, me especializei em desenvolvimento de software para a web, mas minha experiência profissional desde a década de 90 inclui editoração eletrônica, gráficas, desenvolvimento de aplicativos multimídia multi-plataforma, produzi muito CD-ROM, quiosques multimídia, fui o primeiro desenvolvedor da Apple no RS. Trabalhei em provedores de acesso à Internet, em algumas agências e também criei algumas delas (4 no total). Ajudei a fundar a AGADi que posteriormente virou ABRADi e se multiplicou Brasil afora Mais recentemente ainda fui sócio de uma empresa de e-mail marketing e monitoramento de mídias sociais, onde desempenhei diferentes atividades, como responsável pelo desenvolvimento de ferramentas oferecidas em padrão SAAS, fui responsável pelo suporte e atendimento de uma rede de mais de 18.000 marcas entre clientes diretos, canais e parceiros, além de dar apoio ao marketing digital da empresa. Mas isso tudo não importa, o que importa é que eu nunca deixei de fazer web sites, atender clientes de todos os tipos e portes, e ajudar amigos e parceiros a utilizar melhor a Internet e a melhorar a qualidade dos serviços que prestavam, e até a criar produtos e escalar os mesmos. Então, até influenciado por alguns deles, resolvi criar alguns cursos e transformar este conhecimento que adquiri em algo interessante para você. Não vou vender nenhuma fórmula mágica, não garanto que ninguém vá ficar milionário da noite para o dia, mas eu acredito que consigo acrescentar alguma coisa da experiência que adquiri nesses últimos 26 anos para ajudar você a melhorar e a solucionar alguns problemas dos seus clientes, vou lhe ajudar a fazer a diferença na vida dos seus clientes.
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