[Agência Digital na prática] Leads, Briefing, Propostas e Contratos

Agência Digital na prática - Leads, Briefing, Propostas e Contratos

Talvez o módulo mais importante de todos. Sem vendas não temos nada. Não construímos nada. Nada floresce sem o fantástico ciclo das vendas. Sempre controle o fluxo de leads, preenchimento de briefing, emissão de propostas e assinatura de contratos.

Prospecção e briefing

Quando estamos começando temos que correr atrás dos clientes, é um dos momentos mais difíceis que enfrentamos.

Mas não tenha medo, conforme o tempo vai passando, e quanto mais você entregar trabalhos e seus clientes ficarem mais satisfeitos, algo mágico começa a acontecer, você começa a ser indicado, e aí o jogo vira, os clientes vem até você!

Mas enquanto isso não acontece, voltemos ao início, a prospecção e a arte do preenchimento do briefing são fundamentais para seu sucesso.

Veja, o briefing é o momento de ir fundo nas perguntas, descobrir tudo, até o que o cliente não sabe que quer. Não tenha medo de fazer as perguntas necessárias.

Pergunte a motivação, os objetivos, qual a métrica dele para o sucesso, em quanto tempo espera que isso aconteça, a verba disponível, tudo! Mas não encha ele com perguntas técnicas e de especificações de software que não vem ao caso.

Mas em algum ponto você pode ter que começar a filtrar. Está entrando muita coisa que não interessa? Que não tem verba para o seu projeto mais básico? Então você precisa de uma ação antes.

Direcione todos os clientes para um formulário (se não quiser construir um em uma ferramenta específica faça um form do Google Docs mesmo e envie o link. Ah você quer trabalhar comigo? Preencha aqui o formulário e após marcamos para conversar.

E lá você faz as perguntas básicas. Se ele não quiser mesmo trabalhar com você e se não tiver a verba, dificilmente vai passar pelo formulário. Ajuda a manter o seu foco. Reunião só depois do formulário inicial de qualificação.

Pode soar arrogante da sua parte, mas só tem duas alternativas, aumentar o preço ou fazer isso. Aumentar o preço não vai diminuir a quantidade de gente querendo fazer projetos por R$ 500,00, mas o formulário vai.

Faça sua lista de clientes

Você precisa manter uma lista minimamente organizada, não só dos clientes que ligarem, mandarem e-mail e você enviar uma proposta, mas daqueles que você um dia espera atender, das empresas que você mira, aquelas que te fazem brilhar os olhos, mesmo que demore um pouco para isso acontecer, coloque elas na lista, depois falaremos de movimentos para chegar até elas.

Quanto as demais empresas, mantenha na lista nome da empresa, pessoa de contato, e-mail, telefone, data do contato, data do envio da proposta, se foi pessoal ou presencial, alguns dias depois solicite um retorno, mesmo que negativo, tente esclarecer os motivos, e anote tudo, para podermos processar isso tudo.

Funcionará no Excel ou em um CRM enquanto você for pequeno.

Se for o momento marque a reunião

Se for conhecer o cliente pessoalmente vá vestido adequadamente. Não precisa usar terno e gravata sempre, mas vá vestido de maneira adequada, como quiser ser lembrado. Se for visitar um banqueiro ou grande industrial talvez deva ir de gravata mesmo.

De qualquer forma tive alguns clientes que me disseram: Veio de gravata aqui hoje só para me visitar ou sempre usa? Só para te visitar. Ah então na próxima vez não precisa!

Mas isso não ocorre sempre, você saber o dress code pela boca do cliente, então fique preparado para manter uma boa imagem.

Só lembrando que você não deve ter agenda disponível a qualquer hora. Forneça umas duas ou três janelas possíveis e deixe o cliente escolher. Vai dar uma ideia do quanto você é requisitado.

Quando chegar na reunião, esteja preparado, faça seu tema e pesquise tudo sobre a empresa dele, alguma coisa sobre o mercado e se puder sobre o estado atual do site (se for esse o tema).

Preferencialmente com quem decide. Evite os papos adicionais, foque no que é importante. Peça para gravar a reunião para mostrar para sua equipe e eliminar dúvidas. Depois da reunião envie a ele a gravação ou o texto transcrito do que foi falado.

Coleta de dados e briefing

O briefing, escopo ou coleta inicial de dados, como queira chamar, é uma das partes mais importantes do projeto, é ali que você vai iniciar o processo propriamente.

É neste momento que são colhidas as informações mais importantes e relevantes e que vão fazer toda a diferença no sucesso ou não do projeto.

Se for pessoalmente, é possível coletar dados de maneira mais adequada, porém nem sempre é viável.

Mas tem que ser com a “pessoa que sabe”, com o gestor ou tomador de decisão que está demandando o projeto.

É claro que eventualmente numa empresa maior isso pode ser impossível. Mas tente sempre ir na pessoa certa.

Algumas perguntas são fundamentais:

  • Qual a motivação/propósito do projeto?
  • Qual a sua métrica para o sucesso deste projeto?
  • Qual a verba disponível para o projeto?

No Brasil é muito difícil descobrir a verba disponível, pois as pessoas já entendem que você vai exatamente cobrar toda a verba disponível quando souber qual é a mesma.

Dependendo do tamanho da empresa você vai receber um documento apavorante de requisitos. Mas não tenha medo, normalmente é só um detalhamento de tudo o que deve ser feito e você tem qualificações para o projeto.

Nada impede que você faça isso presencialmente, por telefone, Skype, Hangouts, Blue Jeans ou qualquer outro meio que exista ou venha a ser criado, dependendo do cliente até por e-mail funciona bem.

Outra coisa muito importante é você ter um modelo, ou template de briefing, com informações detalhadas e segmentadas, e dependendo do caso, por exemplo você sabe de antemão que vai falar sobre fazer uma nova versão de um determinado web site, sabe a URL, então você por conta própria pode descobrir:

  • Onde está hospedado
  • Qual tecnologia utilizada
  • Quantidade de páginas
  • Estrutura
  • Quem fez
  • Idade atual do projeto

E outros dados importantes. Até quando você chega numa reunião de briefing com parte dos dados preenchidos, vão perceber que você andou fazendo o tema de casa, e aí é ponto para você.

De qualquer forma anote tudo, pode não fazer sentido imediato mas pode ser uma referência futura importante.

Análise e Pesquisa

Uma das coisas que você mais vai fazer e seguramente menos vai cobrar, e talvez seja realmente o que você faz de melhor (eu tenho certeza que é uma das minhas melhores habilidades), é analisar o briefing e pesquisar a fundo o que vai ser feito (e orçado) para o futuro cliente.

É aqui que você vai atrás da concorrência, do mercado, das melhores práticas. Você deve conversar com sua equipe, desenhar as ideias, validar as melhores e começar a desenhar a proposta que vai apresentar.

Isso vai consumir seu tempo, e dificilmente você vai conseguir cobrar este valor a menos que a proposta seja aceita em seguida, então fique atento.

É claro que com o tempo, dependendo do tipo de cliente você já mais ou menos sabe pelo perfil o que precisa ser feito, até quando o cliente não tem ideia do que quer, e baseado na sua experiência e nos projetos anteriores, vai “sugerir” o que ele precisa.

Ei, mas isso é tendencioso! É mesmo, mas é melhor você – que sabe alguma coisa – sugerir algo do que deixar o cliente que não tem a mínima ideia do que precisa sugerir certo?

Você querendo mostrar serviço

Eventualmente o processo pode começar ao contrário. Lembra da lista de quem você quer atender?

Pois é, surgiu uma oportunidade, você falou com o dono da empresa depois do futebol ou no happy hour foram apresentados por um amigo em comum, tocou em alguns pontos e ele aceitou receber uma proposta sem compromisso.

Neste ponto (lembra da lista de novo), você já deveria estar fazendo algumas coisas a bastante tempo, vou ter que novamente citar o exemplo, digamos que você queria trabalhar com esta empresa no desenvolvimento do site novo dela. Então você deveria estar fazendo o seguinte:

  • Monitorando o tempo de uptime do site – imagine mostrar dados sobre quanto tempo o site dele ficou fora do ar nos últimos 6 meses?
  • Debulhando as tecnologias que foram utilizadas – saber o porquê e sugerir novas se for o caso;
  • Saber quem fez o site anterior – nunca fale mal da concorrência, seja ela leal ou desleal;
  • Analisar o layout – sugira algo novo, algo que valorize os produtos e serviços, coisas que não foram utilizadas no projeto atual;
  • Faça sua lista de melhorias com tempo;

Quero dizer que você pode ir fazendo aos poucos esse monitoramento e sugestões para os projetos que não estão na pauta ainda, e quando for o caso, e aparecer a oportunidade, você vai realmente saber muito do que está falando para o novo projeto da empresa, e isso vai transparecer, além do fato de você realmente estar desejando executar tal projeto.

Entrega da proposta – e do ouro!

Invariavelmente chegamos no final de uma etapa, uma etapa que eu gosto muito, pois analisamos dados, pesquisamos muito, e sugerimos coisas novas que podem dar impacto na vida de uma empresa ou de um profissional.

O briefing gera necessariamente algo, aqui vamos chamar de projeto. A partir do projeto validamos com o cliente e produzimos a proposta.

A grosso modo, falando de projetos para web, vamos ter invariavelmente estes elementos em algum momento do briefing, projeto ou geração da proposta:

  • Estratégia: O que exatamente vai ser feito.
  • Usuário: Para que ou para quem o projeto está sendo feito.
  • Mapa do site: Ou a estrutura básica de arranjos de elementos/páginas para fins de visualização.
  • Wireframes: Os elementos de planejamento das páginas/interfaces, antes de se pensar em funcionalidades e design.
  • Conteúdo: Sim, ele mesmo, tem que vir de algum lugar.
  • Design: Tudo aquilo que encanta, tanto o usuário final quanto o cliente. E é importante você aprender que além da arte de combinar fontes, cores e elementos, precisa convencer o cliente que não precisa ficar agradável para os olhos dele, e sim para o usuário final.
  • Sistemas: Em algum momento haverá alguma integração entre o que você vai fazer e sistemas legados ou de terceiros.
  • Testes e análises: Sim, é bom testar, criar e provar conceitos, de preferência antes de começa a fazer tudo!
  • E as métricas: Sim, lembre-se que em algum momento precisa ser definido no objetivo o que será tratado como sucesso. Se for um site é a quantidade de visitação a mais? O aumento do tempo médio da visita? O que você tiver definido com seu cliente precisa ser medido e aferido para informar o resultado final.

Porém infelizmente a verdade é que quando a proposta é entregue completa, você está entregando o ouro de fato.

Outra coisa importante, não é porque você é pequeno ou está começando que seu tempo não tem valor. Tente fazer reuniões via Skype ou Hangouts. Se não conseguir vá visitar o cliente, mas tenha em mente e deixe claro:

  • Preferencialmente vá ao escritório do cliente;
  • Seja direto, mantenha o foco no objetivo da reunião;
  • Deixe claro que tem 45 minutos pois tem outra reunião em seguida;
  • Peça autorização para gravar, grave, e depois ouça se precisar mas mande para a pessoa o arquivo da reunião;
  • Se for coletar o briefing sem ter exigido o preenchimento do formulário antes, deixe claro que precisa da maior parte das respostas e saia perguntando;
  • Além do que falamos pergunte se tem alguma coisa que ele acharia “super” que o projeto tivesse. Se for viável faça!
  • Não fale de tecnologias se não for com pessoas de tecnologia!
  • Agradeça e informe que vai conversar com o resto da equipe, mesmo que a equipe seja você e o seu gato, e que dará o retorno o mais breve possível. Espere entre 24h e 48h para tal!

Não existe nenhuma garantia que o cliente vai fazer com você realmente, e que caso ele achar caro não vá pegar sua proposta e entregar para o sobrinho, que vai fazer por R$ 500,00.

As alternativas para minimizar isso existem, por exemplo:

  • Você pode apresentar a proposta pessoalmente. Vai lá, apresenta o PPT para os interessados, defende seu ponto de vista, os benefícios, as vantagens, e no final da apresentação apenas coloca o investimento inicial.
  • O cliente pode ou não aceitar, aí você entregaria a proposta final já abraçada ao contrato, minimiza o problema, mas ainda assim não garante nada.
  • Eu normalmente entregava um tipo de proposta para cada tipo de prospect, então a maior parte delas era genérica o suficiente para não entregar o ouro totalmente.

Proposta comercial

Citei alguns exemplos anteriormente, e invariavelmente você vai se deparar com esses casos abaixo. Mas em linhas gerais o que os clientes esperam de uma proposta comercial? No mínimo esta estrutura básica:

  • Capa / Folha de rosto – Dados de identificação e descrição
  • Sumário / Resumo executivo – O que ela contém e um pequeno resumo do que ele se propõe
  • Descritivo da sua empresa – Porque mesmo ele deve lhe contratar?
  • Alguma lista de clientes – Os logotipos sempre impressionam!
  • Detalhamento da proposta – Porque estamos aqui mesmo?
    • Descritivo do projeto
    • Estrutura do que vai ser feito
    • Sugestão de cronograma de desenvolvimento
    • O que você precisará dele para iniciar
    • O que vai ser feito posteriormente a entrega do projeto
  • Investimento e pagamentos – Quanto ele vai ter que desembolsar e como deverá pagar.

Em linhas gerais é isso. Seu nicho de mercado e experiência vão lhe mostrar o quanto tempo você precisará dedicar a cada item.

Não é necessário fazer o documento dentro das normas técnicas da ABNT, mas uma boa diagramação e facilidade de impressão para visualização sempre ajudam.

Proposta sem briefing

Não tem jeito, o sujeito ou a empresa quer uma proposta, não fala nada, diz que é coisa simples, só 10 páginas, quanto custa?

Você pode ignorar, não dar retorno, ou simplesmente devolver: O projeto está estimado entre R$ 2.500,00 e R$ 5.000,00, porém só poderá ser validado após briefing e detalhamento técnico.

Simplesmente isso, sem proposta, sem nada, normalmente o “interessado” some e nunca mais aparece.

Proposta genérica

Aqui conforme citei anteriormente, o cliente não sabe muito bem o que quer, não tem ideia. Então faça a coisa certa, no seu entendimento para este tipo de cliente, este mercado de atuação, este tipo de produto, o que você entende que seria adequado é isso.

Apresente então a sua proposta. Pode sim se basear em alguma proposta anterior da mesma área. Veja que é diferente da anterior, o cliente não tem ideia do que ele precisa, por inexperiência, mas ele tem uma empresa e um negócio, então cabe a você sugerir.

Deste modelo eu vi surgir grandes relacionamentos comerciais. Então lembre-se, comece pelo básico, não atole o cliente, apenas o que ele precisa para iniciar. Se der certo e ele tiver sucesso, ele será eternamente grato a você.

Proposta diferente

Normalmente as propostas são naquele modelo papel timbrado, uma estrutura mais ou menos parecida e tal, seguindo o modelo padrão. Você envia o PDF (sim, nunca envie um DOC), ou imprime se for o caso, para desperdiçar algum papel.

Mas você pode fazer coisas diferentes. Já pensou em construir um modelo em PPT, mesmo que vá enviar um PDF do material final? Ela pode ter um modelo de apresentação (mas neste caso com dados completos) e ficar mais atraente para quem receber.

Pode até ser um diferencial seu perante os concorrentes que vão entregar as propostas “chatas”. Pense nisso.

Softwares para ajudar

Com o passar do tempo apareceram alguns softwares interessantes para auxiliar na criação de propostas, utilizei diversos deles em conjunto inclusive.

É uma abordagem interessante pois permite um nível controle adicional, você sabe quando o cliente recebeu e leu a proposta, pode inclusive dar uma ligada ou mandar um e-mail: Olha, percebi que você olhou a proposta, o que achou? Tem alguma dúvida? Podemos conversar?

Pode começar de maneira mais simples, gerenciando seus arquivos do Office ou do Google Docs e enviando por um sistema de CRM bem simples como o Insightly, ou mesmo nem utilizar um CRM no começo.

E tentar ativar o cliente a partir daí.

Proposta padrão

É o tipo mais comum, normalmente funciona, é fácil de ler e entender para o cliente, eu recomendo que você tenha também um modelo padrão, eventualmente o cliente vai pedir, e se você só tiver os mais sofisticados vai ter que trabalhar dobrado.

Contrato padrão

Você precisa ter um contrato com cada um dos seus clientes, mesmo eles sendo pessoas físicas ou jurídicas. É importante, regula e limita responsabilidades.

Além disso no contrato deixe claro sobre suspensão do projeto, abandono e obrigações do cliente. Pois projetos SDSQT – Só Deus Sabe Quando Termina não ajudam ninguém, e você precisa se proteger.

Fora isso existem os requisitos mínimos para o projeto funcionar, exija a hospedagem necessária. Como pode uma empresa querer deixar o maior gerador de leads e vendas da sua empresa (normalmente o site) numa hospedagem compartilhada? Não faz sentido.

Também deixe claro que o treinamento após a entrega consiste em 1h de treinamento operacional. A cada novo colaborador que entrar na empresa ele vai pagar pelos treinamentos adicionais.

Tive muitos clientes advogados. Com o tempo eles me auxiliaram a melhorar meu contrato de prestação de serviços.

O que fui fazendo e o modelo adequado de contrato me pareceu ser vinculado a proposta.

Amarre a proposta ao contrato

Sim, cada proposta tem um número único para o seu controle, então utilize esse número para vincular ao contrato, sem precisar criar um documento novo. Eles ficarão vinculados e serão tratados como uma coisa só.

Enviei, e agora?

Aguarde, preferencialmente 48h para sugerir algum feedback. O que ele achou, mas não seja muito ansioso, demonstra que você está desesperado. Ao invés disso seja sutil, envie informações adicionais, boas práticas, envie depoimentos de clientes que trabalharam com você, envie cases ou uma lista de clientes.

Se preferir assista ao vídeo: Leads, Briefing, Propostas e Contratos

Assista ao vídeo, ele contém informações adicionais.


Módulos do curso

  • Introdução: Você está começando, seus problemas não são exclusivos, a percepção que criam de você e do seu negócio.
  • Posicionamento: Quem você é e como se posiciona para o mercado.
  • Tipos de clientes: Tipos de clientes que você vai encontrar, que você vai atender e como atender adequadamente.
  • Leads, briefing, propostas e contratos: Como organizar melhor o ciclo de vendas, tipos de propostas, sugestão de propostas, contratos e ferramentas úteis para lhe auxiliar neste processo.
  • Produzindo e entregando: Como fazer, entregar e garantir que tudo esteja de acordo. Encante o cliente. Ainda, ferramentas para apoiar este processo.
  • Atendimento e suporte técnico: Organize suas demandas, controle as demandas dos seus clientes, atenda bem e os deixe sempre felizes.
  • Receitas recorrentes: Como manter o fluxo do faturamento sem ter que correr atrás todo o mês. Exemplos práticos e fáceis de implementar.
  • Evolução constante: Como se manter atualizado, conectado e sempre evoluir.
  • Finalizando: E agora? Como seguir adiante?

Gustavo Tagliassuchi

Velha ave de rapina, estudioso da web e seus desdobramentos, nerd, micreiro, pai dedicado de três filhos (um é peludo), marido esporádico, empreendedor, especialista em desenvolvimento de software para web, pesquisador, escritor, professor, marketeiro digital, blogueiro, apreciador de cervejas artesanais, profundo admirador do WordPress, ouvinte das músicas dos anos 80, sobrevivente do colesterol alto e corredor muito muito amador.

You may also like...

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *